Hampir sebagian perusahaan menggunakan outsourcing untuk melakukan penghematan dana perusahaan dengan begitu perusahaan tidak perlu mengeluarkan uang asuransi kesejahteraan, kesehatan, peningkatan keahlian (training) dan bonus seperti yang mereka lakukan pada pegawai tetap mereka. Masalah outsourcing yang terbesar adalah kebocoran informasi, dimana dengan tawaran uang yang cukup besar atau outsourcing resign kemudian masuk keperusahaan pesaing maka kebocoran informasi menjadi sangat besar sehingga menimbulkan moral hazard yang cukup tinggi. Apalagi bagi perusahaan yang bergerak dibidang teknologi khususnya inovasi, kebocoran informasi RnD harus bener-benar dijaga dan dimonitoring dengan baik. Hal terpenting bagi perusahaan untuk menghindari terjadinya kebocoran informasi yang ditimbulkan dengan menciptakan hak paten atau lisensi.

Manfaat perusahaan jika menggunakan jasa oursource, perusahaan dapat lebih fokus pada bisnis intinya karena pekerjaan telah diserahkan pada pihak ketiga untuk dikembangkan, dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan, dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, menggunakan tenaga kerja yang telah teruji kehandalannya, economy of scale serta pendekatan outsourcing menggunakan biaya yang lebih rendah dibandingkan dengan insourcing karena resiko kegagalan dapat diminimalisir. Kelemahan perusahaan bila menggunakan outsource antara lain biayanya lebih mahal dibandingkan mengembangkan sendiri, menurunkan control perusahaan terhadap sistem informasi yang dikembangkan, dan ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk. Dengan adanya hal tersebut dapat dikatakan penggunaan outsourcing dijadikan landasan core business bagi perusahaan untuk fokus pada strategi kompetisi perusahaan, namun pada prakteknya outsourcing didorong oleh keinginan perusahaan untuk menekan biaya hingga serendah-rendahnyadan mendapatkan keuntungan berlipat ganda walaupun seringkali melanggar etika bisnis.

Dengan menggunakan outsorching dapat tercapainya efektifitas dalam pemberdayaan sumberdaya  manusia yang dimiliki oleh perusahaan dan tidak perlu mengembangkan SDM untuk pekerjaan yang bukan intinya. Selain itu dapat memberdayakan anak perusahaan dan kesiapan menghadapi kondisi bisnis yang sulit diprediksi. Masalah outsourcing dapat menimbulkan kebocoran informasi antara lain status ketenagakerjaan yang tidak pasti, perbedaan kompensasi dan benefit antara tenaga kerja internal dengan tenaga kerja outsourcing, career path dari outsourcing kurang terencana dan kurang terarah, para pihak pengguna jasa dapat memutuskan hubungan kerjasama dengan pihak outsourcing provider secara sepihak sehingga dapat mengakibatkan status mereka menjadi tidak jelas. Berawal dari hal itulah kebanyakan dari pihak outsourcing yang menjual informasi yang mereka dapatkan kepada pihak perusahaan pesaing.

Bagi perusahaan yang bergerak dilevel high tech technology, perusahaan lebih memilih untuk insourcing dengan mengembangkan proyek memanfaatkan spesialis IT dalam perusahaan mereka. Manfaat perusahaan menggunakan insource yaitu perusahaan dapat mengontrol sistem informasi sendiri, meminimalisir biaya operasional seperti transport, kedekatan sistem komunikasi antara end user dengan pihak departemen akan lebih cepat, respon yang cepat serta flexibel karena perusahaan dapat meminta perubahan sistem pada karyawannya sendiri tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan. Akan tetapi kelemahan penggunaan sistem in-sourcing antara lain perusahaan perlu memperhatikan masalah investasi dari mulai pengembangan sehingga memakan waktu yang cukup lama dan biaya yang sangat besar untuk RnD, mengurangi fleksibelitas strategi, kinerja karyawan cenderung menurun ketika menjadi pegawai tetap karena faktor kenyamanan yang dimiliki pegawai tetap, tidak ada batasan biaya dan waktu yang jelas karena tidak ada target sehingga tidak ada punishment ketika target tidak tercapai, kebocoran informasi juga dapat ditimbulkan oleh karyawan dikarenakan tidak ada reward dan punishment yang jelas.

Maka banyak perusahaan yang memilih menggunakan outsourcing agar mereka dapat lebih konsentrasi pada core business perusahaan, tidak perlu memikirkan biaya dan waktu untuk mengembangkan suatu sistem yang baru, memangkas penggunaan tenaga kerja, serta menghemat dana training. Pilihan insourcing merupakan strategi bagi perusahaan high tech technology karena RnD mereka sudah kuat dan perusahaan ingin meminimalisir kebocoran informasi dari pihak luar. Hal yang paling penting dari pemanfaatan jasa outsource adalah bentuk kontrak kerjasama yang dibuat oleh perusahaan pengguna dan perusahaan outsource agar kinerja dan kualitas yang dihasilkan sesuai yang diharapkan.

Prakteknya outsourcing umumnya lebih didorong keinginan perusahaan untuk menekan biaya serendah-rendahnya dan mendapatkan keuntungan yang berlipat ganda. Faktanya perusahaan makin hari makin mengandalkan outsourcing diluar perusahaan untuk menangani kebutuhan pekerjaannya, tidak juga berarti bahwa outsourcing adalah obatobat yang mujarab, tidak juga berarti bahwa proses ini selalu berlangsung dengan lancar. Pengalaman outsourcing yang gagal juga sering terjadi, dimana rekanan gagal memenuhi kebutuhan yang diinginkan dan memberikan keuntungan yang diharapkan. Pengelolaan outsourcing tidaklah semudah melempar tanggung jawab ke pihak ketiga, sehingga tidak semua perusahaan berhasil dengan baik melakukan outsourcing. Beberapa perusahaan justru harus mengeluarkan sumber daya ekstra untuk mengatasi gagalnya proyek outsourcing karena berbagai sebab, misalnya karena ketidakmampuan perusahaan penyedia jasa outsourcing memenuhi tanggung jawab kualitas layanan yang sudah dijanjikan, atau biaya operasionalnya jauh lebih besar dari perkiraan semula.

Perusahaan Apple bergerak dibidang teknologi informasi tidak menggunakan jasa oursourcing untuk masuk kedalam RnD mereka, karena perusahaan Apple fokus kepada inovasi jadi mereka bener-bener menjaga kerahasiaan data perusahaan dan tidak percaya kepada pihak luar. Disatu sisi, dibidang software atau perangkat lunak mereka menggunakan jasa insourcing akan tetapi untuk perangkat kerasnya mereka menggunakan jasa outsourcing untuk menghemat biaya. Untuk perusahaan yang menjual jasa inovasi sebaiknya menggunakan jasa internal perusahaan, agar kerahasiaan lebih terjamin karena ide untuk melakukan sangat mahal harganya. Berdasarkan kasus Apple dapat disimpulkan kapan saatnya perusahaan memakai jasa outsourcing dan insourcing.

Outsourcing merupakan satu dari sedemikian banyak cara untuk mengelola sumber daya. Hal yang menjadi perhatian besar adalah mengenai perjanjian kontrak outsourcing yang meliputi tingkat layanan dan biaya, kontrak dan hubungan kerja, penjadwalan hingga tujuan strategis. Dan pelaksanaan dilapangan yang meliputi kepuasan pelanggan, pengelolaan karyawan dan penyesuaian tujuan serta sasaran. Hal yang terpenting adalah  memahami dan mempertanyakan tujuan strategis untuk melakukan outsourcing, yaitu operasional pekerjaan yang lebih baik, peningkatan integrasi pekerjaan informasi pada organisasi, dan  penyerapan teknologi terbaru bagi perusahaan. Tujuan strategis ini harus dipahami dengan baik oleh perusahaan pengguna maupun penyedia agar dapat tercipta sinergi yang lebih baik. Hal ini menjadi tantangan tersendiri bagi kedua belah pihak.

Kesuksesan keunggulan kompetitif suatu organisasi dengan menerapkan outsourcing berdasarkan keuntungan dan kelemahan, diterapkan sehingga perusahaan dapat fokus terhadap core business-nya. Dan pemilihan mengenai mana yang akan digunakan dalam suatu perusahaan, sebenarnya tergantung dari ruang lingkup, budget, resiko, tingkat kegunaan, dan sejauh mana kita memerlukannya. Kalau ruang lingkup itu tidaklah terlalu besar dan sangat sederhana, maka jalan insourcing atau self-sourcing adalah langkah yang terbaik. Tetapi kalau sudah mencangkup area yang lebih luas lagi, maka outsourcing adalah jalannya. Dilihat dari segi resiko dan tingkat kegunaannya, ini tergantung dari bentuk dan kegiatan bisnis perusahaan. Beberapa keuntungan dan kelemahan dari outsourcing, jika perusahaan dapat mengintegrasikan keuntungan dan kelemahan tersebut maka perusahaan pasti dapat menjalankan sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka. Termasuk yang paling penting adalah bagaimana penyediaan sumber daya baik manusia maupun sistemnya sehingga sesuai dengan kebutuhan.

Dalam implementasinya diperusahaan, perlu dilakukan banyak pengkajian bagaimana peran outsourcing kedepan yang sangat bergantung pada kondisi dan kesiapan perusahaan bukan hanya pada biaya yang dapat dihemat. Perusahaan perlu menyesuaikan dan melakukan lebih banyak konsolidasi internal sebelum memutuskan untuk menggunakan jasa outsourcing.

Implikasi Outsourcing (dalam bidang Sistem Informasi)

Perubahan yang terjadi dalam organisasi ketika memutuskan untuk melakukan outsourcing memunculkan beberapa implikasi, yang bisa dipandang positif maupun negatif. Implikasi outsourcing antara lain:

Perubahan Konstelasi SDM Organisasi

Outsourcing berarti ada peralihan pekerjaan oleh SDM yang berbeda dalam organisasi yang melibatkan pihak eksternal. Ketika perusahaan melakukan outsourcing sistem informasi (SI), perubahan konstelasi SDM organisasi dapat terjadi pada orang yang melakukan pengembangan SI dan orang yang tergantikan oleh adanya SI yang sudah dikembangkan. Sedikit berbeda dengan komputerisasi atau otomatisasi proses yang dapat berakibat pada efisiensi SDM besar-besaran, outsourcing SI lebih berimplikasi pada tuntutan SDM untuk belajar sistem yang baru dan mengoptimalkannya untuk mendukung pekerjaannya. Inilah yang menjadikan tuntutan akan personil outsource yang handal sangat terasa pada awal fase outsource SI di organisasi. Selain mengembangkan, vendor juga harus memastikan sistem dapat berjalan yang berarti memberdayakan setiap personil yang ada dalam atau terkait dengan organisasi, melalui training dan mentoring support.

Sejalan dengan waktu, akan terjadi penggantian (turnover) SDM baik oleh pengguna maupun vendor yang disesuaikan dengan kebutuhan pada setiap fase, namun seringkali juga dilandasi oleh alasan penghematan biaya. Ini berimplikasi pada kualitas SDM yang semakin menurun yang bila kurang diawasi akan menurunkan kualitas proses dan hasil kerja sehingga merupakan resiko kualitas yang menjadi salah satu implikasi negatif yang dihadapi organisasi ketika melakukan outsourcing.

Organisasi dapat mengatasi hal ini dengan memastikan kontrak kerja yang secara detail membahas kegiatan beserta targetnya pada setiap fase pekerjaan. Di dalamnya perlu mencantumkan spesifikasi SDM yang dilibatkan. Beberapa perusahaan di Indonesia mensyaratkan keterlibatan dalam proses seleksinya. Menyadari bahwa kepuasan personil yang melaksanakan tugas berpengaruh pada pencapaian kulitas pekerjaan yang optimal, beberapa perusahaan memasukkan karyawan outsource dalam survei kepuasan karyawannya dan menjadikannya sebagai feedback terhadap perusahaan outsorce yang mempekerjakannya. Kredibilitas perusahaan outsource dalam mengelola dan mengembangkan SDM-nya pun dapat menjadi salah satu pertimbangan dalam pemilihan vendor outsource.

Perubahan Level Layanan dan Produk Organisasi

Perusahaan memiliki kontrol penuh ketika pekerjaan dilakukan sendiri. Ketika melakukan outsourcing, sebagian proses dan kewenangan pengendalian dialihkan ke vendor outsource. Ini berarti ada resiko kualitas yang dihadapi oleh organisasi, yang terkait dengan produk dan jasa organisasi sendiri, maupun produk dan jasa vendor SI yang digunakan oleh organisasi.

Penyampaian pekerjaan yang tidak sempurna sering kali sulit dideteksi karena user dapat menjadi tidak puas dan berhenti meminta bantuan helpdesk namun tidak melaporkannya. Untuk mengatasi hal ini, perusahaan dapat melalukan survei kepuasan pelanggan untuk mendapatkan feedback dari pelanggan internal maupun eksternal mengenai produk dan jasa SI. Dengan demikian perusahaan dapat mengambil tindakan untuk memperbaiki atau mengantisipasi keluhan pelanggannya.

Perubahan Produktivitas dan Transformasi Organisasi

Investasi pada SI sendiri merupakan suatu resiko yang diperhitungkan (calculated risk) yang dilakukan perusahaan dengan harapan ada perolehan (gain) yang lebih besar, atau menjadikan perusahaan menjadi lebih kompetitif. Outsourcing SI dapat menyulitkan organisasi dalam menentukan produktivitasnya. Alih teknologi yang tidak dilakukan sendiri seringkali tidak menggambarkan peningkatan prosuktivitas yang sesungguhnya ketika dilakukan dengan outsource. Perusahaan dapat kelihatan lebih produktif dengan menyewa orang lokal lebih sedikit dan mengalihkan pekerjaan ke negara lain yang biaya SDMnya lebih rendah namun menggunakan teknologi yang belum tentu lebih baik daripada di dalam perusahaan sendiri. Satu personil yang menggunakan mesin berteknologi tinggi bisa jadi menghabiskan biaya yang sama atau bahkan lebih besar dari beberapa personil bekerja dengan teknologi sederhana dengan upah rendah.

Perusahaan dapat mengatasi hal ini dengan memusatkan produktivitas pada alat dan metode operasi yang memungkinkan pekerja mengerjakan lebih banyak pekerjaan (wikipedia).  Dengan demikian perusahaan benar-benar bergerak maju, bukannya menjadikan dirinya kuno (obsolete) secara tersamar.

Resiko lain yang dihadapi oleh organisasi adalah ketika memasukkan outsource sebagai bagian dari proses transformasinya namun tidak berhasil mewujudkannya. Kegagalan dapat terjadi ketika vendor berlebihan dalam mengemukakan kemampuaannya dalam membantu perusahaan bertransformasi. Perusahaan dapat mengatasi hal ini dengan melakukan studi banding dan benchmarking secara detail. Dalam hal ini, proses pemilihan vendor yang bersih dan profesional menjadi sangat penting. Organisasi perlu memiliki kriteria yang dijalankan secara konsisten untuk mendapatkan persetujuan (deal) ya g terbaik (best buy).

Masalah Keamanan dan Kerahasiaan

Sebelum outsourcing, organisasi  bertanggung jawab sepenuhnya atas semua keputusan dan tindakan manajemen maupun perilaku karyawannya. Praktek beberapa perusahaan saat ini yang mengalihkan status karyawan yang semula karyawan perusahaan menjadi karyawan outsource mengandung arti karyawan tersebut tidak secara langsung bekerja dan bertanggung jawab kepada perusahaan. Perkaitan dengan SI yang mengelola data dan informasi penting bagi perusahaan, kondisi ini berpotensi resiko tersendiri.  Salah satu isu yang paling sering muncul adalah isu keamanan. Tindakan Fraud adalah yang paling banyak dibahas karena dianggap paling banyak muncul ketika melibatkan outsource. Ketika sebuah bank melakukan outsource SI terkait kartu kreditnya, muncullah resiko penggandaan kartu kredit ilegal, atau pencurian kartu kredit ketika petugas call center meminta data rahasia pelanggan seperti password dengan alasan perbaikan sistem atau penambahan jasa lainnya.

Penanganan masalah keamanan sering kali harus melibatkan pihak ketika, misalnya konsultan keamanan bahkan sampai pada instansi keamanan seperti kepolisian. Perusahaan dapat melakukan pendekatan sistemik dan edukatif. Pendekatan sistemik dilakukan dengan membuat ketentuan, batasan, dan rancangan sistem yang menghambat orang melakukan otorisasi terhadap suatu tindakan tanpa pengecekan terlebih dahulu. Sedangkan pendekatan edukatif dilakukan dengan memberikan informasi dan sosialisasi tindakan keamanan (security & safety precaution) yang dapat dilakukan pelanggan terhadap akunnya.

Keamanan di dalam perusahaan sendiri dapat dilakukan dengan memberikan akun tersendiri untuk karyawan outsourcing sehingga tidak dapat mengakses informasi perusahaan secara penuh seperti layaknya karyawan internal perusahaan. Beberapa perusahaan membuat kebijakan otorisasi, batasan penggandaan dokumen dan file, serta ketentuan arsip atau penyimpanan.

Masalah ketenagakerjaan

Di Indonesia isu yang paling menyeruak keluar ialah keamanan pekerjaan (work security) terkait status karyawan. Karyawan outsource berstatus kontrak yang menjadikan posisinya labil dan tidak aman. Karyawan kontrak hampir tidak memiliki kesempatan pengembangan dan karir. Pukulan yang berat dirasakan oleh karyawan yang dipertahankan oleh perusahaan tetap di “meja” yang sama, namun kini dengan status berbeda, yaitu outsource. Karyawan merasa disisihkan dan berpotensi menurunkan motivasi yang berujung pada tidak terjaganya kualitas pekerjaan. Perusahaan yang tidak menganggap SI sebagai core competence akan menjadikan bagian dan kegiatan SI sebagai outsource sepenuhnya.